ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Изобильненского районного суда

1. Общие положения

1.1. Архив Изобильненского районного суда (далее – Архив суда) является составной частью структурного подразделения аппарата суда - общего отдела, созданного в целях комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в Архиве Изобильненского районного суда.

1.2. Работа Архива суда осуществляется работниками аппарата Изобильненского районного суда, на которых приказом председателя суда возложены и соответственно закреплены в их должностных регламентах обязанности по ведению Архива.

1.3. В своей деятельности работники Архива Изобильненского районного суда руководствуются Инструкцией о порядке комплектования , хранения , учета использования, документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее - Инструкция N 36), Положением о постоянно действующей Экспертной комиссии Изобильненского районного суда, приказами и распоряжениями председателя суда, а также настоящим Положением.

1.4. Действие настоящего Положения не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Положения и Инструкции о порядке комплектования, хранения, учета использования, документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции.

2. Состав документов Архива суда

2.1. Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда,

б) вещественные доказательства,

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда (алфавитные указатели, регистрационные журналы),

3. Основные задачи Архива суда

3.1. Обеспечение единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов, судебных дел (электронных документов) Изобильненского районного суда, а так же вещественных доказательств.

3.2. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Изобильненского районного суда.

4. Основные функции Архива суда

4.1. Организует прием судебных дел, документов (электронных документов) постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда.

4.2. Ведет учет документов и судебных дел, находящихся на хранении в Архиве суда.

4.3. Проводит проверку надлежащего оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда.

4.4. Систематизирует и размещает судебные дела, документы (электронные документы), поступающие на хранение в Архив суда.

4.5.Обеспечивает использование документов (электронных документов), находящихся на хранении в Архиве суда.

4.6. Составляет и формирует описи (электронные описи) документов постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу находящихся в Архиве суда.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов суда (временных свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях включения в состав Архивного фонда суда, а так же выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Обеспечивает сохранность судебных дел, документов (электронных документов), вещественных доказательств в Архиве суда.

4.9. Ежегодно составляет паспорт Архива суда.

4.10. Организует и осуществляет проверку наличия и состояния судебных дел, документов (электронных документов) в Архиве суда.

4.11. Изготавливает и выдает копии документов из судебных дел и иных документов и материалов (аудиозапись судебного заседания) хранящихся в Архиве суда.

4.12. Выдает находящиеся в Архиве суда судебные дела (иные материалы) для ознакомления.

4.13. Выдает находящиеся в Архиве суда судебные дела во временное пользование работникам аппарата суда.

4.14. Направляет судебные дела по кассационным жалобам и запросам вышестоящих судов.

4.15. Направляет судебные дела по запросам государственных органов.

4.16. Оказывает методическую помощь:

- при составлении номенклатуры дел суд, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и работникам аппарата суда в подготовке документов к передаче в Архив суда.

4.17. Организует передачу документов Архивного фонда на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

5. Порядок работы Архива суда

5.1. Прием судебных дел, документов (электронных документов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в Архив суда осуществляется в соответствии с Порядком установленным председателем суда.

5.1. Работник ответственный за Архив, при приме судебных дел, документов (электронных документов) в Архив суда вправе требовать надлежащего оформления судебных дел и документов, а так же полного исполнения по судебным делам.

5.2. Работник ответственный за Архив, при приме вещественных доказательств, вправе требовать надлежащего оформления вещественных доказательств (целостность упаковки и т.д.).

5.3. Работник ответственный за Архив, ведет учет архивных дел, документов электронных документов), формирует описи в соответствии Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции.

5.4. Выдача архивных документов и иных материалов осуществляется в соответствии с установленными и утверждёнными председателем суда Правилами внутреннего распорядка суда.

5.5. Экспертиза ценности судебных дел и документов, а так же отбор для хранения и уничтожения, осуществляется работником аппарата суда (ответственного за архив) совместно с Экспертной комиссией Изобильненского районного суда.

5.6. Выдача находящихся в архиве судебных дел во временное пользование судьям и работникам аппарата суда, осуществляется на основании запроса судьи или работника аппарата суда.

5.7. Направление судебных дел в вышестоящий суд направляется при поступлении запроса судьи вышестоящего суда, при поступлении кассационной жалобы, в установленные сроки и в соответствии с положениями Инструкций регламентирующих деятельность Архива.

5.8. Выдача находящихся на архивном хранении судебных дел (иных материалов) для ознакомления осуществляется на основании документа удостоверяющего личность гражданина (участника процесса), доверенности на совершение соответствующего действия (для представителя заявителя, либо ордер адвоката) и в соответствии с положениями Инструкций регламентирующих деятельность архива.

5.9. В случае совершения гражданином действий в ходе ознакомления с материалами дела, таких как: извлечение документов из материалов, порча материалов судебного дела работник Архива суда незамедлительно вызывает судебного пристава по обеспечению установленного порядка деятельности суда и ставит в известность начальника общего отдела Изобильненского районного суда.

5.10. Составление паспорта архива суда составляется совместно с начальником общего отдела один раз в год.

5.11. Проверка наличия и состояния судебных дел, документов (электронных документов) в Архиве суда, осуществляется комиссией состоящей из числа работников суда, в том числе работника ответственного за архив назначенной приказом председателем суда один раз в пять лет.

6. Обеспечение деятельности Архива суда

6.1. Деятельность Архива суда обеспечивается работниками аппарата суда.

6.2. Контроль за деятельностью Архива суда осуществляет председатель суда.

6.3. Архив суда функционирует в тесном взаимодействии со структурными подразделениями суда (отделами).

6.4. Выдача копий архивных документов и иных материалов осуществляется через Приемную Изобильненского районного суда.

6.5. Направление судебных дел в вышестоящие суды осуществляется посредством почтовой связи или нарочно, с обязательными отметками о получении судебного дела.

7. Заключительные положения

7.1. Деятельность работников Архива Изобильненского районного суда регламентируется должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

7.2. Ведение делопроизводства Архива суда осуществляется в соответствии с положениями Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции.