2. Задачи отдела

2.1. Организация и обеспечение установленной единой системы и порядка ведения делопроизводства, учета и ведения документооборота районного суда.

2.2. Обеспечение соблюдения единых требований к оформлению процессуальных и иных документов.

2.3. Организация оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структуре районного суда.

2.4. Организация контроля за своевременностью и полнотой исполнения поручений председателя суда, председателя Ставропольского краевого суда, начальника Управления Судебного департамента в Ставропольском крае, других учреждений в пределах своих полномочий.

2.5. Ведение кодификационной работы в суде, информирование судей и работников аппарата об изменениях действующего законодательства.

З. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет:

3.1. Организацию, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда.

Разработку сводной номенклатуры дела суда и ее согласование в установленном порядке. Формирование дел и нарядов в соответствии с номенклатурой.

Ведение нарядов, журналов.

Учет, хранение, выдачу бланков и ведение соответствующих журналов и нарядов.

3.2. Организацию учета и сохранность документов, образующихся в деятельности суда, в том числе конфиденциальности содержащихся в них сведений.

3.3. Методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда.

3.4. Организацию кодификационной - справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики.

3.5. Учет юридической литературы, систематизацию законодательства к судебной практики вышестоящих судов, ведение контрольных экземпляров нормативно - правовых актов, внесение соответствующих отметок в соответствии с изменениями в законодательстве Российской Федерации.

Информирование судей и сотрудников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и судебной практике вышестоящих судов.

Оказание практической помощи в поиске и подборе необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы.

Организацию и контроль выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимых нормативно правовых актов, справочной, научной и учебной литературы.

3.6. Прием граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления, а так же работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем Изобильненского районного суда Положением о приемной суда и Регламентом деятельности приемной суда. Оказание содействия гражданам в правильном написании заявления, запроса и т.д..

3.7. Прием, обработку, вскрытие, проверку наличия целостности вложений (приложений) и регистрацию входящей корреспонденции (в том числе поступившей в электронном виде), судебных дел, материалов, жалоб и других документов процессуального и не процессуального характера, учет с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, сохранность и передачу их председателю суда или по назначению.

3.8. Подготовку, учет, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, судебных дел (материалов), проверку наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон в сопроводительных письмах, и судебных повестках и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передачу корреспонденции и соответствующих реестров на отправку, разноску местной корреспонденции.

3.9. Учет, регистрацию, передачу по назначению, и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.10. Оформление, регистрацию и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям.

3.11. Учет частных определений (постановлений) и контроль за их исполнением.

3.12. Подготовку, обработку, деперсонификацию информации, ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

3.13. Осуществление работы с электронной почтой (Интернет), отвечает и обеспечение своевременной отправки и приема документов электронной почтой.

3.14.Выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюрованные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а так же контроль за современным и качественным выполнением.

3.15. Организацию работы по распределению судебных дел в автоматизированном режиме посредством ПС ГАС "Правосудие" "Модуль распределения дел" и его использование.

3.16. Организацию и ведение аудио протоколирования.

3.17. Обеспечение соблюдения порядка текущего хранения дел (нарядов) документации и передачи их в архив.

3.18. Организацию работы архива суда в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Судебного департамента при Верховном Суде Российской федерации, Федеральной архивной службы РФ и Управления Судебного департамента в Ставропольском крае.

Прием, учет, хранение и выдачу из архива суда дел, материалов, иных архивных справок.

Обеспечение сохранности судебных дел и документов в архиве суда, создание необходимого режима хранения, ведения журналов архива.

Участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии.

Отбор судебных дел, материалов нарядов и других документов для постоянного хранения или оформления для уничтожения.

Оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления.

3.19. Оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка за соблюдением порядка их выдачи. Выдача подлинников или заверенных копий из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда.

3.20. Оформление, учет и направление в Пятый кассационный суд общей юрисдикции кассационных жалоб и судебных дел в установленные сроки.

3.21. Оформление, учет и направление судебных дел по запросам вышестоящих судов и иных государственных органов в установленные сроки и контроль за их возращением в суд.

3.22. Сопровождение и оформление кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда, в частности, подготовка проектов приказов, распоряжений положений и других локальных актов, выдача служебных удостоверений, учет движения трудовых книжек, ведение личных дел, а также обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в них.

3.23. Проведение мероприятий по повышению квалификации работников общего отдела, оперативных совещаний при председателе суда с составлением протокола.

3.24. Организацию доступа заинтересованных лиц к информации о деятельности суда, в том числе ее размещение в установленном порядке на информационных стендах в помещении суда, информационных киосках, на официальном сайте суда в сети Интернет, а также путем взаимодействия со средствами массовой информации.

3.25. Осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а так же иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции суда

3.26. Выполнение других функций, вытекающих из компетенции отдела.

4. Руководство отдела

4.1. Общий отдел в суде возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности председателем суда.

4.2. Начальник отдела в соответствии со своими полномочиями:

4.2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела и распределяет обязанности между работниками отдела.

4.2.2. Осуществляет контроль исполнения служебных обязанностей работниками отдела.

4.2.3. Планирует работу отдела.

4.2.4. Составляет сводную номенклатуру дел, нарядов суда.

4.2.5. Отчитывается перед председателем суда о деятельности отдела.

4.2.6. В установленном порядке ходатайствует перед председателем суда о применении к работникам отдела и работникам аппарат суда различных видов поощрений и наложений дисциплинарных взысканий.

4.2.7. Разрабатывает и вносит предложения по совершенствованию деятельности отдела.

4.2.8. Разрабатывает и вносит на утверждение председателю суда проект положения об отделе и должностные регламенты работников отдела.

4.2.9.Осуществляет иные полномочия по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

5. Права отдела

5.1. В установленном порядке запрашивать и получать информацию, необходимую для реализации задач и функций, возложенных на отдел.

5.2. Получать доступ к информации, касающейся функциональной деятельности отдела.

6. Ответственность отдела

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.

6.2. Степень ответственности сотрудников отдела устанавливается должностными регламентами.

6.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о труде и о государственной службе.

7. Заключительные положения

7.1. В настоящее Положение могут быть внесены в установленном порядке изменения и дополнения, не противоречащие задачам и функциям отдела.